Suomi
Espoon seurakuntayhtymä otti käyttöön Nomis HelpDesk -ohjelmiston
Espoon seurakuntayhtymän (ESRKY) ja Nomis Oy:n yhteistyö alkoi viime syksynä, kun ESRKY päätti ottaa käyttöön Nomis HelpDesk -ohjelmiston Tietohallintopalvelut-yksikössään. ”Käytössämme ollut CRM-pohjainen työkalu ei enää vastannut tarpeitamme ja siksi lähdimme kartoittamaan markkinoilta löytyviä vaihtoehtoja. Sopivaksi työkaluksi valikoitui Nomis HelpDesk”, kertoo ESRKY:n järjestelmäasiantuntija Stephan ”Schumi” Schauman.
Tietohallintopalvelut-yksikössä työskentelee 9 henkilöä, joiden voimin palvellaan Espoon seurakuntayhtymän kuuden seurakunnan lisäksi seitsemää muuta läntisen Uudenmaan seurakuntaa (Karkkila, Kirkkonummi, Lohja, Karjalohja, Sammatti, Siuntio ja Nummi-Pusula). Tällä hetkellä tukipalvelun piirissä on pelkästään työasemia noin 1 100 kappaletta. Lisäksi Tietohallintopalvelut-yksikön vastuualueeseen kuuluu muun muassa yhtymän tietoliikenneverkon hallinta sekä puhelinjärjestelmien tuki ja puhelinhankinnat.
IT-palvelun laajeneminen oman seurakuntayhtymän rajojen ulkopuolelle vuonna 2012 ja sen mukana tullut työmäärän kasvu teki hyvin toimivan työnohjausjärjestelmän entistä tarpeellisemmaksi. Toimivan työnohjauksen lisäksi valinnan osumiseen Nomis HelpDeskiin ratkaisi muun muassa se, että siinä on valmis rajapinta 3StepIt asset -järjestelmään sekä asiakkaille tarkoitettu itsepalveluportaali. Portaalin avulla voidaan sekä lisätä itsepalvelua että tiedottaa nopeasti esim. huoltokatkoista tai vaikkapa tehdä asiakastyytyväisyyskyselyjä. ”Ohjelmistosta löytyy myös kattavat raportointiominaisuudet, mikä olikin yksi johdon ykköskriteerejä”, naurahtaa Stephan.
Nomis HelpDeskin käyttöönotto sujui nopeasti ja sovitusti. Stephan kertoo, että ohjelma on otettu yksikössä erittäin innostuneesti käyttöön ja vajaassa puolessa vuodessa käsiteltyjen työpyyntöjen määrä oli jo ylittänyt 3 000 kappaletta. Tämä kuvaa sitä, että tarve työkalulle oli oikein tunnistettu. ”Nyt kun järjestelmää on käyttänyt muutaman kuukauden, niin huomaa omankin työn priorisoinnin helpottuneen sen myötä.
”Stephan kertoo tämän syksyn haasteena olevan viedä loppuasiakkaille tietoa asiakassivuista ja niiden käyttömahdollisuuksista. ”Olemme sopineet tilaisuuksia, joissa näytämme asiakkaille käytännössä, mistä on kyse. Tätä kautta saamme toivon mukaan lisää tyytyväisiä asiakkaita mutta myös palautetta ja hyviä ideoita palvelun parantamiseksi.
”Yhteistyö Nomiksen kanssa on Stephanin mielestä sujunut erinomaisesti. Asioihin reagoidaan nopeasti ja ne tehdään loppuun asti. Nomis HelpDesk -ohjelmiston asiakaskohtainen muokattavuus ottaa organisaation tarpeet huomioon ja sen käyttö on helppoa.